【案例】跨国企业艾科应用会博通，打通数字化档案管理全链路 -金沙1005

集团型企业在文件与方面，往往面临着更为棘手的问题：

集团规模大、业务板块多，如何基于合规性实现科学存储？分支机构多、文档资源体量大，数字化上传难题如何解决？管理节点多，如何与现有系统流程融合互通、避免额外开发造成资源浪费……

同时，为了解决这诸多痛点，大型企业是否一定需匹配功能庞杂的档案管理系统？

今天分享的案例，或许能提供破局思路：在全球拥有49家子公司的跨国企业艾科，应用会博通与爱普生合作开发的档案管理机器人金沙1005的解决方案，即灵巧迎刃解决企业档案管理的诸多难题，实现档案管理的数智化华丽升级。

01艾科简介

宁波艾科制冷工程有限公司成立于2002年，是国内首批从事制冷剂出口业务的公司。成立20多年来，艾科专注于制冷暖通领域，拥有多个自主品牌，产品销往全球130多个国家，年产值超35亿，是一家科工贸一体化的知名跨国企业。

至今，艾科已在国内外建立49家子公司，在宁波、余姚、 波兰、美国、澳洲、巴林等海内外多地设有实体工厂，主营业务涵盖氟化工产业板块、空调通风板块、空调冷冻板块、水暖科技板块、工农业烘干板块以及包含跨境电商在内的新业务板块。

02需求分析

作为始终坚持“创造价值，追求卓越”为宗旨的集团型企业，艾科的数智化转型步伐非常迅捷，此前已实现了业务体系的信息化联动与管理。然随着企业高速发展，对档案资源的规范化储存、专业化管理与便捷化利用的需求日益增长，构建规范、高效的数字化档案管理体系迫在眉睫，亟需解决：

1、内部信息孤岛：各部门文档资源分散储存、集成度低，不利于体系化信息资源的构建与积累

2、管理效率受擎：各类文件、档案、印章资源等保管分散，统计、管理难度大，不便于提供决策支撑

3、协作查阅不便：文档查阅主要依赖手工问询发送，影响业务、办公效率…

经过深入了解与沟通，艾科选择了会博通档案管理机器人金沙1005的解决方案，以推进文档资源的一体化、数字化、规范化管理。

03金沙1005的解决方案

1、一站式管理平台，贯通档案业务全流程

a、基于对档案业务全链路的管理需求，会博通为艾科打造了从纸质档案数字化归集、至涵盖文档全生命周期的一站式管理平台。

b、实现纸质与电子档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、注销等全流程的信息化管理

c、方案智能集成档案管理系统、文档上传程序与高速扫描仪，功能联动，便捷高效

2、可拓展架构，多类型文档全覆盖

会博通系统提供可高度自定义的档案管理架构，艾科可根据管理需求定义打磨，以便全面汇集来自全球各子公司、生产基地及实验室等的各类实体与电子文档资源。

a、可灵活定义档案全宗、类型、目录、属性、档案表格等

b、多层级分类目录，可针对分类及子层级进行权限划分

c、可按需拓展，精准适配管理需求的动态更新

3、自动化处理，数字化归集一步到位

通过会博通扫描机器人（会博通上传程序 爱普生扫描仪），数字化采集效率大大提升，亦为艾科构建覆盖更广的数字化归档网络提供支力。

a、自动双面高速扫描、自动纠偏/图像处理、自动生成双层pdf等，省去手工繁琐操作

b、文件上传即自动归集至指定路径，步骤简化，避免错选误归

c、按需可增配，构建精准覆盖的数字化归档网络

4、全面面向服务的档案借还管理服务

基于会博通系统实现纯线上借阅电子档案、纯线上登记借用实体档案以及线上申请、线下取用实体档案/打印复印件的三种档案借还应用场景。档案随用随借，信息资源更大化流动共享，为运营提效降本提供支撑。

5、多维度统计，支撑业务决策

系统提供多维度、专业化的档案统计及档案利用统计功能，助海量档案数据“化繁为简”，为艾科领导决策、业务运作提供数据支撑。

a、区分档案统计及档案利用统计，维度细化有侧重，覆盖不同工作场景

b、统计条件可灵活自定义，精准查询所需范围数据

c、提供可视化表格，数据可导出，辅助总结汇报更高效

04关于会博通

会博通源自1988年，是一家专业提供知识管理软件产品及咨询服务的公司，拥有完整的研发、方案、技术、售后团队，致力于为各行业客户提供一站式的档案管理数字化金沙1005的解决方案。至今，会博通合作客户覆盖党政机关、制造、教育、金融、建筑、交通、电力、运输/物流/仓储、信息咨询等行业，服务用户数万 。

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